Vos e-mails contiennent-ils toutes les mentions obligatoires ?
Article toujours très intéressant lu sur le site de l’Infopole sur les mentions obligatoires que doivent contenir nos e-mails. Je vous en ai copié le contenu ci-après.
Il apparaît encore trop souvent que les e-mails des entreprises ne satisfont pas à toutes les exigences. Ainsi ne mentionnent-ils pas le numéro d’entreprise ou ne renvoient-ils pas au registre des personnes morales. En outre, les sites web et papiers à en-tête sont rarement tout à fait en ordre.
Les sanctions sont pourtant très sévères. Selon l’article 80 du Code des sociétés, toute personne qui intervient dans un e-mail, sur un site web… qui ne remplit pas les prescriptions d’information, peut être déclarée personnellement responsable des engagements qui y sont pris par la société. En théorie, cela signifie que votre personnel, mais peut-être aussi le web designer ou webmaster qui a développé ou entretient le site, pourrait être tenu personnellement responsable des engagements de la société.
Pour les sociétés qui font du e-commerce, il peut évidemment s’agir de montants considérables. Le gestionnaire de dossier, qui envoie un e-mail, court également le risque de voir sa responsabilité personnelle engagée. Quelles sont les mentions obligatoires ? Dans tous les e-mails (mais aussi toutes les factures, lettres, sites web et toute autre communication électronique ou non) de votre entreprise, les éléments suivants doivent être mentionnés :
- la dénomination de la société ;
- la forme juridique, en entier ou en abrégé ;
- le siège de la société ;
- le numéro d’entreprise ;
Le terme « registre des personnes morales » ou l’abréviation « RPM », suivi de l’indication du siège du tribunal dans le ressort territorial duquel la société a son siège social ; le cas échéant, l’indication que la société est en liquidation.
Vous trouverez également ces mentions à l’art. 78 du Code des sociétés. Quelles sociétés entrent en ligne de compte ? Sont visées à l’article 78 du Code des sociétés, les formes de société suivantes :
- société privée à responsabilité limitée ;
- société coopérative ;
- société anonyme ;
- société en commandite par actions ;
- groupement d’intérêt économique ;
- société européenne ;
- société coopérative européenne.Il est donc conseillé à chaque entreprise de soumettre ses e-mails, papiers à en-tête, factures, bons de commande et site web à un petit examen et d’éventuellement les adapter. Vous pourrez ainsi éviter de nombreux problèmes et renforcer dans le même temps la communication et l’image positive de votre entreprise.Source : Infopole
Un commentaire
Et nous on est ok ?